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Pourquoi digitaliser votre communication intra-réseau ?

Qu’est-ce qu’une communication interne digitalisée?

Récemment de nouveaux types de management sont apparus dans les entreprises, notamment le management collaboratif. Ce type de management impose aux entreprises de communiquer avec leurs collaborateurs de façon toujours plus efficiente. Elles ont besoin de transférer plus rapidement un nombre d’informations toujours plus importantes. Et qu’en est-il des réseaux de franchise ? De plus en plus de réseaux font le choix d’abandonner un système de communication unilatérale (souvent vertical de la tête de réseau vers les franchisés) pour un système favorisant les remontées d’informations des franchisés. La aussi les réseaux ont besoins de transférer un nombre d’informations très importantes et venant de tout le territoire du réseau.

L’une des solutions à cette problématique est de digitaliser ces transferts d’informations, cela rend ces transferts plus rapides et moins coûteux. Les réseaux sociaux d’entreprise vont jusqu’à permettre une communication en instantanée de façon permanente. Il existe différentes solutions pour les réseaux de franchise. Tout d’abord de nombreuses solutions préconçues existe telle que les plateformes Axone ou encore Compliantia qui est spécialisé sur l’animation de réseau. Le franchiseur peut cependant décider de créer une solution sur-mesure pour les besoins de son réseau en créant un extranet propre à son enseigne.

Pourquoi digitaliser la communication interne d’un réseau de franchise ?

Favoriser l’intelligence collective du réseau

Une plateforme digitale permet de mettre à disposition des franchisés une zone d’échange privé qui reste sous l’œil et le contrôle (modération) du franchiseur. L’une des problématiques des réseaux de franchise est d’optimiser la diffusion de l’information au sein du réseau, entre les franchisés et la tête de réseau principalement (qu’elle soit ascendante ou descendante).
De nombreuses études démontrent l’impact positif que l’intelligence collective (des franchisés) peut avoir sur les performances d’un réseau. Une plateforme si elle est bien construit et bien modérée par la tête de réseau, peut favoriser et galvaniser cette intelligence collective au sein d’un réseau de franchise. Une messagerie propre au réseau, un forum de discussion ou encore des espaces de travail thématiques peuvent encourager et faciliter la participation des franchisés dans l’évolution du concept.

Centraliser les outils de la tête de réseau

La tête de réseau peut, via cette plateforme digitale mettre, à disposition de ses franchisés les savoir-faire organisationnels développés par elle-même. Cette plateforme va donc centraliser tous les outils mis à disposition par le franchiseur aux franchisés. Encore une fois, il s’agit d’optimiser les performances du réseau en facilitant certaines démarches des franchisés. Par exemple, on peut retrouver l’annuaire de fournisseurs (si le franchiseur est une centrale de référencement) ou même une plateforme de commande en ligne (si le franchiseur est une centrale d’achat ou bien fournisseur lui-même).

Le franchiseur a un large choix d’outils à mettre a disposition de ses franchisés :

  • Le Manuel Opératoire : avec les notifications des mises à jour de ce Manuel Opératoire.
  • Un système de e-learning (permettant la formation à distance du franchisé et de ses collaborateurs),
  • Un système de commande (centrale d’achat ou de référencement) et/ou annuaire fournisseurs,
  • Un annuaire du personnel de la tête de réseau,
  • Un blog d’actualité,
  • Une boîte mail,
  • Des espaces de travaux thématiques (nouvelles actions marketing),
  • Un espace d’échange (Forum de discussion),
  • Des éléments d’animation de réseau (résultats d’audit, visites clients mystères),
  • Les reporting de comptabilité (suivi du Chiffres d’affaires, redevances dues/payées/impayées).

Optimiser votre communication interne dématérialisée

Pour que la dématérialisation de la communication apporte une valeur ajoutée au réseau, l’outil créé pour cette digitalisation doit être utilisé par les franchisés. L’arrivé de ce nouvel outil dans un réseau peut être vu par ses franchisés comme des contraintes supplémentaires dans leur travail quotidien (méconnaissance des outils informatiques, temps d’adaptation à l’outil). Le franchiseur lorsqu’il met en place ce type d’outils doit donc communiquer, afin de faire comprendre aux franchisés les apports d’un tel dispositif et inciter l’utilisation de l’outil par divers leviers.

Une communication en interne au préalable

Afin de préparer son réseau de partenaires à accueillir un système digitalisé, il est important pour le franchiseur de communiquer sur cette mise en place. L’objectif principal est de faire comprendre l’utilité d’un système digitalisé et les gains d’efficacités qu’il engendrera sur le moyen-long terme pour eux. Le franchiseur est même invité à aller plus loin en amenant les franchisés à s’investir dans le projet. Il peut par exemple, créer une commission thématique composée de franchisés, qui aura pour but de définir quelles fonctions ce système devra couvrir. Premièrement, cela permettra d’optimiser la mise en place du système qui répondra mieux aux besoins du réseau. De plus, les franchisés seront plus investis dans le projet et plus enclins à faciliter le déploiement de la solution au sein du réseau.

Inciter à l’utilisation du nouveau système informatique

Une fois la plateforme mise en place au sein du réseau, le franchiseur doit s’assurer que les membres du réseau l’utilisent régulièrement. Afin d’inciter à son utilisation le franchiseur peut dans un premier temps faciliter cette utilisation. Le franchiseur peut proposer des formations où des supports en ligne qui accompagneraient et aideraient les franchisés à s’approprier les différentes fonctions de l’outil. Ensuite, pour s’assurer que les franchisés prennent l’habitude d’utiliser l’intranet dès sa mise en place, il faut donner à ces derniers des éléments de satisfaction à court terme. Les franchisés ne verront pas toujours un gain si ce dernier n’intervient que quelques mois plus tard. L’utilisation de l’intranet doit donc comprendre un intérêt à court terme. Cela peut, par exemple, être des réductions sur des achats faits via l’intranet ou bien une utilisation ludique du système qui incitera le franchisé à se connecter régulièrement au système.

Mettre en place un tel projet demande une importante réflexion en amont : quelles informations mettre en avant, comment gérer les droits utilisateurs, quel collaborateur responsabiliser sur la mise à jour du contenu, comment classer l’arborescence des différents documents,…. Le cabinet Axe Réseaux peut vous proposer de nombreuses solutions innovantes et un accompagnement individualisé pour répondre efficacement à vos problématiques.