SOMMAIRE
- 1/ De quoi s’agit-il ?
- 2/ Pourquoi les réseaux de franchise ont-ils besoin de cet outil ?
- 3/ La structure et le contenu du retroplanning de recrutement
- 4/ Son déploiement et sa mise à jour continue
- 5/ Avant de vous lancer dans la création d’une V1
1/ De quoi s’agit-il ?
Le rétroplanning de recrutement est l’outil par lequel les réseaux de franchise organisent et planifient leurs recrutements.
Il s’agit d’un process complexe, comprenant différentes étapes (du premier contact jusqu’à la signature du contrat de franchise) et une pluralité d’acteurs (développement, dirigeants, candidat…).
L’enseigne a donc besoin d’outils pour le gérer efficacement, d’autant qu’elle conduit la plupart du temps plusieurs processes en parallèle.
Ces outils vont du simple tableur Excel à un module spécialisé d’ERP en passant par un ATS (outil de gestion des recrutements), sans oublier les solutions maison développées en no-code ou low-code.
Désireuses de se professionnaliser sur ce terrain, les enseignes intègrent aujourd’hui les technologies digitales et demain l’Intelligence artificielle, pour automatiser des tâches et réduire en bout de course le temps de bouclage de leurs signatures.
2/ Pourquoi les réseaux de franchise ont-ils besoin de cet outil ?
Le nombre de réseaux augmente dans la plupart des secteurs et les candidats, s’ils sont de plus en plus nombreux à entreprendre en réseau, sont aussi de mieux en mieux informés. Il faut leur proposer une expérience candidat la plus fluide, informative et enthousiasmante possible.
Ce rétroplanning ne doit donc pas comprendre d’étape inutiles, sachant qu’il y aura des allers-retours (parfois inattendus) entre le candidat et le développeur. A l’inverse, il ne doit pas oublier de jalons essentiels à l’aboutissement des signatures.
Par ailleurs, les réseaux grossissent en taille et développent une notoriété forte en multipliant les canaux de sourcing de candidats. Leur flux de leads s’élargit considérablement : je me souviens avoir accompagné O’Tacos qui recevait plusieurs milliers de candidatures par an, ou actuellement Boulangeries Feuillette avec 825 candidatures en 2021.
Très ambitieux, ces leaders mettent le développement au centre de leurs préoccupations et doivent se montrer particulièrement performants pour avoir de la visibilité sur les flux en cours, organiser leurs ressources en conséquence et au final remplir leurs objectifs.
Un rétroplanning éprouvé et réaliste les aide considérablement à sécuriser leur développement.
3/ La structure et le contenu du rétroplanning de recrutement
Le rétroplanning qui suit n’est qu’un exemple parmi d’autres et n’est pas « rétrodaté ». Il comprend néanmoins chaque étape importante d’un process-type de recrutement :
Chronologie vue de l’enseigne | Diligences sous la responsabilité du candidat, mais menées avec l’appui du développeur |
• Réception de la candidature Elle provient d’un formulaire rempli sur le stand d’un salon, complété en ligne depuis le site web de l’enseigne ou bien un portail franchise ; • 1er échange téléphonique Sur cette base, le développeur recontacte le candidat. Il s’agit d’une découverte mutuelle, où les protagonistes se présentent, partagent leur vision et leurs attentes. A ce stade, le premier sait déjà si le profil et le projet du second correspondent ou non à la philosophie de l’enseigne ; • RDV individuel sur site Si l’échange est positif, le candidat est convié à un échange physique dans une unité pilote du réseau. Un moment privilégié pour découvrir individuellement le concept en conditions réelles. C’est aussi le temps de présenter des données chiffrées : chiffre d’affaires, rentabilité, mix-produits, taux de marge par produit, etc. • Journée découverte Si l’intérêt commun est validé, le candidat participe ensuite à cette journée au siège de l’enseigne. Une occasion pour lui de connaître en profondeur le quotidien d’un franchisé, son rôle de chef d’orchestre sur l’ensemble des processus d’exploitation, les facettes du management ou encore la relation à la clientèle ; • Rencontre des fondateurs Si cela n’a pas été fait à l’étape précédente, le candidat les rencontre alors. Au-delà de la validation de critères objectifs, il est primordial que cela « matche » entre eux au plan humain. Cette rencontre atteste d’une réelle convergence de vue et de valeurs ; • Validation de la candidature Si ce dernier entretien est concluant, alors le candidat se voit confirmer l’acceptation de sa candidature. La tête de réseau lui transmet alors un Document d’Information Précontractuelle (DIP) qui annexe son projet de contrat et qu’il lui faudra retourner signé au moins 21 jours après sa date de réception. De quoi lui laisser assez de temps pour le relire avec son avocat. | • Recherche du local Soit le candidat dispose déjà d’un local, à homologuer par le franchiseur. Soit celui-ci aide son candidat à en rechercher un correspondant au mieux à son cahier des charges, puis à en analyser le potentiel ; • Réalisation de l’Etude de Marché Sur la base de l’Etat Général et de l’Etat Local de Marché joints au DIP, le candidat – idéalement avec l’aide d’une agence de géomarketing, élabore l’étude qui lui permettra de projeter le potentiel de chiffre d’affaires de sa future boutique ; • Réalisation du business plan et obtention du prêt bancaire Sur la base des projections chiffrées de l’Etude de Marché, le candidat élabore – avec son expert-comptable, un prévisionnel destiné aux banquiers. Le franchiseur peut lui apporter son concours en fournissant des moyennes tirées de sa « centrale de bilans », puis lui donner son avis sur le projet de BP, mais jamais réaliser ce document à sa place ! • Obtention de l’accord bancaire Le candidat présente seul ou avec son expert-comptable (jamais avec le franchiseur, qui tend à occuper trop d’espace lors des échanges…) son prévisionnel aux banquiers en vue d’obtenir le financement de son projet – en plus de son apport personnel. |
Cette chronologie exclut volontairement les diligences post-signature (formation, recrutement, aménagement du local, autorisations administratives, branchements logiciels, recrutement du personnel, commandes et constitution du stock initial, communication de lancement…), qui entreront quant à elles dans le rétroplanning d’ouverture du point de vente.
4/ Son déploiement et sa mise à jour continue
Le déploiement
Le rétroplanning est suivi dès l’enclenchement d’un premier contact candidat. Ici, c’est le développeur qui imprime le rythme, conseille et relance au besoin le candidat pour terminer une étape et passer à la suivante, dans un délai souhaitable.
Sur un plan strictement commercial, l’enseigne aurait tout intérêt à hâter la signature et l’encaissement de droits d’entrée. Toutefois le développeur doit aussi savoir s’adapter en intelligence de situation et tenir compte d’éléments factuels : obtention du prêt bancaire, temps de recherche du local…
Et il serait contre-productif de trop mettre la pression au candidat : celui-ci pourrait garder un mauvais souvenir de son expérience quand lui-même jongle avec ses propres contraintes, notamment familiales.
C’est donc un savant équilibre à trouver et qui différencie, dans les faits, les enseignes aguerries des jeunes réseaux.
La mise à jour continue
Le process de gestion des candidatures et le rétroplanning dans lequel il s’inscrit, s’adaptent dans le temps.
La jeune enseigne a tendance à « bricoler » et prévoit trop peu d’étapes, ou au contraire des étapes qui, avec le temps, s’avèrent superflues ou non conclusives dans la signature. À force de pratique et de retours d’expériences, le réseau se développe, apprend et dégage un « chemin préférentiel de conversion ».
Certains candidats ou franchisés peuvent aussi lui suggérer des pistes d’amélioration, d’autant plus légitimes qu’ils ont eux-mêmes expérimenté le process !
À l’instar du manuel opératoire qui évolue continuellement pour rendre un concept compétitif, le rétroplanning doit s’adapter pour rendre ce même concept attractif.
5/ Avant de vous lancer dans la création d’une v1…
Vous êtes un jeune réseau et ne disposez pas encore d’un rétroplanning de recrutement ?
Vous avez démarré vos recrutements de manière empirique et vous souhaitez dorénavant sécuriser votre développement par un process optimisé et un outil performant ?
Première chose, consultez un expert reconnu !
Avec son expérience (notamment dans votre secteur d’activité), sa maîtrise méthodologique et ses benchmarks, il vous mettra sur les bons rails et vous fera gagner un temps considérable dans :
- L’analyse de votre process existant ou de votre besoin, selon vos objectifs annuels de recrutement ;
- La définition d’un process-cible, à jour des meilleures pratiques de votre marché / secteur ;
- Le choix d’un outil qui supportera le mieux ce process ;
- Les indicateurs de suivi et d’analyse de performance de votre process.
Axe Réseaux, c’est 300+ réseaux accompagnés dans tous les secteurs d’activité. Parmi eux, un grand nombre de franchiseurs comptaient des problématiques liées à l’organisation et à l’optimisation de leurs recrutements.