Qu’est-ce que le Manuel Opératoire en franchise ?

Le Manuel opératoire en franchise

La franchise est un accord selon lequel le franchiseur, concède au franchisé, une autre entreprise, le droit de commercialiser ses produits et/ou services, en échange d’une compensation financière sous forme d’un droit d’entrée et de redevances. Il doit, pour concrétiser ce projet de franchise, lui transmettre son savoir-faire. Cette étape est obligatoire, conformément au contrat de franchise.

Le Manuel opératoire, appelé également « Bible du Savoir-faire » est un support pédagogique indispensable au développement en réseau et particulièrement en franchise.

Le manuel opératoire contient l’ensemble des outils métiers (fiches techniques, recettes…) et des procédures (inventaire, réception de marchandises, vente de produits…) nécessaires au partenaire pour l’exploitation du concept. Il s’agit d’un support opérationnel, transmis par le franchiseur à tous ses partenaires franchisés à l’issue de la formation initiale. Les modalités de transmission du savoir-faire figurent dans le contrat de franchise.

Le manuel opératoire possède trois objectifs :

  1. Être le mode d’emploi pour l’exploitation du concept
  2. Devenir le référentiel des bonnes méthodes du franchiseur
  3. Servir d’outil de formation pour les franchisés et leurs collaborateurs

 

En toute logique, le franchiseur doit identifier au préalable les facteurs clés de réussite pour pouvoir mener à bien son projet de franchise. Il lui est essentiel de formaliser son savoir-faire afin de pouvoir le transmettre aux futurs franchisés. Ainsi, ils pourront mener à bien l’exploitation de leur activité. Le manuel opératoire garantit le transfert des pratiques, méthodologies et procédures propres à l’enseigne. Rédigé par la tête de réseau, cet outil pédagogique est confidentiel et uniquement délivré aux franchisés du réseau après signature du contrat. Ayant vocation à garantir la reproduction du concept, le manuel opératoire recense les éléments essentiels du savoir-faire sous forme de fiches opérationnelles. L’élaboration de la bible du franchisé est donc une étape indispensable à la mise en place de tout réseau de franchise et nécessite de suivre quelques recommandations.

Rédaction du manuel opératoire

Le manuel opératoire est le garant de la reproduction du concept transmis par le franchiseur à ses franchisés. Il permet d’encadrer le fonctionnement du point de vente du franchisé, de façon à s’assurer que le franchisé suit les procédures de l’enseigne et respecte le concept. De plus, le manuel opératoire est un outil de formation rassurant pour le franchisé. En tant qu’entrepreneur indépendant, il trouvera dans ce document la réponse à des problématiques quotidiennes, et pourra jouir de l’expérience de l’enseigne pour ne pas commettre d’erreurs. En cas de litige, le manuel opératoire est un document de référence essentiel permettant de constater si une ligne de conduite avait été donnée au franchisé sur divers sujets.

Pour assurer le respect du concept dès l’ouverture d’un nouveau point de vente, le manuel opératoire doit servir de mode d’emploi au franchisé. Afin que le manuel opératoire restitue fidèlement le savoir-faire de l’enseigne, il doit passer en revue les procédures et les méthodes à utiliser : Gestion du point de vente, heures d’ouverture, gestion des stocks et approvisionnement, comptabilité, politique salariale, méthodes marketing et de communication, service client ou encore argumentaire de vente sont autant de procédures qui doivent être formalisées dans le manuel opératoire.

Plus ce dernier est complet et fourni, plus les franchisés du réseau pourront s’y référer sans avoir à contacter le franchiseur. Il est primordial d’expliciter toutes les procédures. Rédiger un manuel opératoire nécessite un souci constant de clarté.

 

Indispensable lors d’un lancement en réseau, il s’agit d’un document opérationnel complexe qui requiert un investissement en temps de la part du franchiseur. Sa rédaction nécessite en moyenne 6 mois (recueil d’informations, identification des éléments manquants, formalisation,…) et fait appel à l’implication des équipes mais aussi généralement à l’accompagnement d’experts. Pour chaque domaine d’intervention (comptabilité, marketing, management, communication, juridique, RH…), il est recommandé de consulter les personnes en charge au sein de l’enseigne afin de mener à bien la formalisation des différents process. Cela nécessite une bonne coordination et communication entre les services. Il est conseillé de procéder à une relecture en deux temps : Le franchiseur doit s’adresser à l’équipe concernée mais aussi à une personne extérieure à celle-ci. Cela permettra de vérifier l’exactitude et la clarté du contenu.

 

Structure et support du manuel opératoire

 

Ce document doit absolument être structuré afin d’en faciliter l’emploi et donc la transmission du savoir-faire. L’arborescence du manuel opératoire ne doit pas être négligée. En général, les arborescences privilégiées sont thématiques ou opérationnelles. Le franchiseur peut également utiliser d’éventuels documents d’informations complémentaires (manuel d’utilisation d’un logiciel,…) Selon le domaine d’activité, le manuel opératoire peut être divisé en plusieurs volumes destinés à des activités différentes.

Le choix du support de cet outil essentiel est stratégique et varie d’une enseigne à l’autre. Il n’existe pas de support idéal, il convient de trouver le plus adapté selon le réseau de franchise. Les supports numériques sont de plus en plus populaires : plus accessibles, ils sont aussi plus faciles à mettre à jour. Le manuel opératoire étant long et complexe, mieux vaut prévoir un format, intégrant des vidéos, des animations ou encore des schémas afin d’en rendre la lecture agréable. Le franchiseur doit privilégier un format ludique, original et agréable à utiliser. La digitalisation du savoir-faire est un moyen de favoriser l’accès et l’utilisation quotidienne du manop par les partenaires du réseau.

La bible du franchisé doit toujours être à jour afin de rester un support de référence pertinent. C’est un outil de formation évolutif qui s’adapte au développement des procédures et à la croissance du réseau. Confrontés à diverses situations sur le terrain, les franchisés font régulièrement remonter les pratiques et les améliorations à apporter, ainsi, il est conseillé au franchiseur de prévoir en moyenne quelques semaines par an à consacrer à la mise à jour du manop. Son actualisation est très recommandée et permet au réseau de rester performant et concurrentiel et d’impliquer tous les membres du réseau dans le développement de l’enseigne.

Axe Réseaux et Élaboration du manuel opératoire

Afin de mettre en place la formalisation du savoir-faire, il est recommandé de faire appel à un cabinet de conseil, spécialisé dans le secteur de la franchise, qui reprend l’ensemble des documents, méthodologies et outils conçus et mis en place spécifiquement pour le nouveau métier de franchiseur. Ce savoir-faire unique, directement inhérent au concept : (les produits, les services, les procédures et les supports nécessaires à la bonne exploitation du site franchisé) est traité lors de la phase d’Audit de franchisabilité.

Bien souvent, le franchiseur n’est pas conscient de la quantité et de la richesse des informations qu’il possède et qui constituent ce Savoir-faire. Une grande partie de la force d’un concept réside dans son organisation, ses méthodes et ses outils.

Le rôle des consultants du cabinet Axe Réseaux est d’identifier cette « matière première » existante, mais disparate et confuse. De même, une grille d’identification détaillée permet de noter les outils ou procédures généralement indispensables à la gestion d’un centre de profit et parfois malheureusement manquants. Qu’elles soient donc existantes ou à créer, ces informations seront qualifiées, modélisées et stockées, avec les règles de gestion que cela suppose.

En parallèle, il faudra concevoir l’outil final de la façon la plus utile, pertinente et efficace pour restituer les nombreuses informations à son destinataire. A l’image du sommaire d’un livre, il faut imaginer comment structurer une masse importante de données, afin de la rendre digeste et fluide pour son lecteur. Les consultants mettent en place un accompagnement afin de permettre au franchiseur d’appréhender sereinement son projet de développement et d’élaborer les supports indispensables à la transmission de son savoir-faire et à l’exploitation de l’activité.

Les points clés du manuel opératoire en franchise

  1. Le manuel opératoire est document obligatoire, conformément au contrat de franchise. Il s’agit d’un support de formation qui regroupe l’ensemble des pratiques, outils et procédure propres à l’enseigne et nécessaires à l’exploitation du concept. Il devient le référentiel du réseau.
  2. Le manuel opératoire nécessite clarté, précision et mise à jour régulière. Sa rédaction et son actualisation demandent un réel investissement de la part du franchiseur et de ses équipes.
  3. Le support d’utilisation du manuel opératoire est un choix stratégique à ne pas négliger. Ce document à destination des franchisés doit être facile d’accès et d’utilisation. La mise à disposition et la transmission du savoir-faire sont essentielles dans la réussite d’un réseau de franchise, c’est pourquoi, le franchiseur doit mettre en place les actions et outils nécessaires pour mener à bien les différentes étapes de son projet.