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Créer des commissions de travail dans son réseau de franchise

La création de comités d’enseigne, composés de membres élus parmi les Franchisés et mandatés sur des sujets spécifiques vise à intégrer les partenaires dans les réflexions stratégiques menées par l’enseigne. Les Franchisés deviennent représentants, porteurs et ambassadeurs d’un projet auprès de l’ensemble du réseau. Cela facilite alors la transmission des messages entre la Tête de Réseau et les Franchisés ainsi que l’acceptation de certaines décisions, jugées plus légitimes par le reste des membres du réseau, grâce à la présence de leurs pairs à ces commissions. En effet, en donnant la parole et un pouvoir décisionnel à un certain nombre de Franchisés, qui se portent garants auprès des autres partenaires, le Franchiseur assure une forme de représentativité dans les stratégies élaborées. Élire des représentants permet alors d’intégrer et fédérer les Franchisés pour co-construire un réseau actif et opérationnel. Impliquer les partenaires dans les différentes réflexions de fond permet également de bénéficier des retours d’expérience des Franchisés, d’avoir accès aux informations de terrain et ainsi intégrer la pratique dans la mise en place des stratégies. Grâce à ces commissions de travail, la Tête de Réseau pourra mettre en place des process, outils, méthodes adaptées, en adéquation avec la réalité du terrain.

Élection des représentants

Les représentants sont généralement élus sur une durée délimitée et sollicités sur des sujets spécifiques (commission achat, commission RH et personnel, commission informatique, commission RD innovation produit, commission marketing communication,…) en fonction de leurs appétences, leurs compétences mais aussi de leurs diverses expériences professionnelles.

La Tête de Réseau élabore les modalités d’inscription pour les franchisés selon des conditions d’éligibilité préalablement définies (ancienneté, résultats aux enquêtes clients mystère et enquêtes d’hygiène, non retard de paiement des redevances, respect des règles d’approvisionnement à la centrale…). Les Franchisés remplissant les conditions requises peuvent alors présenter leurs candidatures au Franchiseur, qui les approuvera (selon les critères définis) et les diffusera à l’ensemble des partenaires, généralement un mois avant l’élection. Ensuite l’ensemble du réseau se réunit et vote pour élire ses futurs représentants, la convention annuelle du réseau est un moment idoine pour organiser cette élection.

Organisation des comités

L’objectif de ces comités de travail est de traiter des sujets de fond et des axes stratégiques pour l’enseigne (nouveau site internet, application mobile avec click and collect, politique de fidélisation client, système d’encaissement…) dans un cadre de réflexion établi, avec des objectifs précis et inscrits dans le temps, généralement sur une à deux années, le tout chapoté par la Tête de Réseau. L’objectif est de tirer profit de ces échanges et d’obtenir des résultats concrets. Ces thématiques spécifiques pourront être définies à l’occasion des conventions annuelles, lors desquelles seront élus les représentants et établis les différents groupes de travail.

Au préalable, la Tête de Réseau doit définir le nombre de Franchisés représentants, généralement un tiers des membres des commissions (dans la limite de 6-8 participants par commission, soit 2-3 franchisés), le nombre de thématiques à traiter mais aussi, la répartition des groupes et les règles de fonctionnement. Afin d’optimiser la participation des Franchisés représentants et l’efficacité de ces réunions, il est nécessaire de mettre en place une organisation rigoureuse : mise en place d’un calendrier annuel, anticipation des dates et lieux de réunion, gestion de la logistique, préparation des réunions et ordre du jour, rédaction de comptes rendus à diffuser à l’ensemble du réseau… Des conditions de travail favorables permettront de tirer profit de ces instances et d’éviter tout désistement ou manque d’investissement de la part des représentants. La Tête de Réseau doit présenter un projet clair, structuré et abouti afin que les Franchisés candidatent en connaissance de cause et qu’ils puissent honorer ce nouvel engagement et les responsabilités qui l’accompagnent. C’est un moyen pour le Franchiseur de compter au sein des comités, les Franchisés les plus dynamiques, investis, qui sauront s’investir pleinement afin de défendre les intérêts du réseau.

Une structuration de ces commissions de travail permettra également aux représentants de pouvoir anticiper ces rendez-vous et de s’organiser en fonction leur activité, qui ne doit pas pour autant être négligée. Ces comités permettent à la Tête de Réseau et aux partenaires représentants de défendre des intérêts communs et d’œuvrer ensemble pour le bon fonctionnement du réseau.

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