Qu’est-ce que la centrale d’achat ?

Table des matières

La centralisation des achats est l’une des fonctions régaliennes des réseaux, en particulier liés à la commercialisation de produits manufacturés. C’est d’ailleurs la fonction qui a permis l’émergence dès le 19ème siècle, des premières coopératives regroupant des commerçants indépendants voulant bénéficier de meilleures conditions d’achat que la concurrence.

Les réseaux de franchise font également peser leur nombre de leurs points de vente dans les négociations fournisseurs, et s’appuient sur une centrale pour écouler leur production et homogénéiser leur offre. Aujourd’hui plébiscité, ce mode d’organisation est organisé dans leur contrat.

Voici un point complet sur la centrale d’achat en environnement de franchise : fonctionnement, formes disponibles, avantages et inconvénients, et impact de la digitalisation.

“Depuis nos débuts, nous accompagnons le détenteur d’un concept prometteur à développer sa franchise.”

I/ La centrale d’achat : définition et fonctionnement

Définition

Comme son nom l’indique, la centrale d’achat a pour fonction de centraliser les achats (acheter, stocker, vendre) d’une ou d’un groupement d’organisations. Cette centralisation, qui peut se faire aussi bien pour des collectivités publiques que pour des entreprises privées, implique des volumes importants d’achats pour négocier plus facilement des tarifs avantageux et de meilleures conditions (délais, livraison…) auprès des fournisseurs.

Dans le secteur de la distribution, les achats sont centralisés pour un ensemble de distributeurs ou grossistes indépendants, qu’il s’agisse de distributeurs indépendants exerçant sous une même enseigne (par exemple Le GALEC des centres Leclerc) ou de franchisés.

Attributions

La centrale d’achat prend notamment en charge :

  • L’étude des produits,
  • La recherche des meilleurs fournisseurs,
  • La négociation des achats, y compris sur appels d’offre, pour obtenir des conditions plus favorables que le marché,
  • Les activités de stockage, de répartition, d’organisation voire dans certains cas de documentation,
  • La revente et la logistique des produits référencés.

Porteurs d’homogénéité par la force des choses, ces services sont destinés exclusivement aux adhérents à la centrale, à laquelle ils sont liés par un contrat.

Principes de fonctionnement pour un réseau de franchise

La centrale peut être mise en place par la tête de réseau avant même la commercialisation du concept, notamment si le franchiseur est fabricant et effectue la commande de ses propres produits.

Le contrat de franchise peut ou non prévoir l’obligation pour le franchisé de s’y approvisionner, et dans des proportions variables : on constate couramment 75 ou 80% d’achats obligatoires.

L’objectif de l’enseigne est de massifier au maximum les commandes en achetant en gros et à tarif négocié les denrées et produits, pour les revendre ensuite à ses franchisés.

La centrale d’achat intervient de 2 façons :

  • Elle est grossiste en achat et revente de marchandises, et se rémunère grâce aux marges réalisées à chaque opération ;
  • Ou comme simple intermédiaire, elle passe commande au nom de l’enseigne mais au bénéfice des franchisés, qui la rémunèrent es qualité de commissionnaire.

Dans ce dernier cas, nous nous dirigeons davantage vers une « centrale de référencement » que nous verrons plus tard, la différence notable étant l’acte comptable d’achat / revente en centrale d’achats. Dans une centrale de référencement, le franchiseur ne porte pas comptablement le stock !

Enfin, tout projet de centrale est encadré au plan juridique. Ses relations avec ses adhérents sont ainsi régies (i) soit dans le cadre d’un contrat d’adhésion à la centrale, soit (ii) directement dans le contrat de franchise. Et la qualité de ces dispositions en garantira le bon fonctionnement dans la durée.

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II/ Les différentes formes de centrale d’achat pour un réseau

Si créer une centrale représente une opportunité pour le franchiseur, elle nécessite un effort de réflexion préalable, pour en définir le mode d’organisation et respecter les obligations définies au contrat. Voilà pourquoi derrière le terme devenu commun de « centrale d’achat », se cachent en réalité plusieurs formats et variantes qui répondent à différents objectifs, modes de fonctionnement et particularités.

La centrale de référencement

Nous pouvons la voir comme un courtier, chargé d’identifier des fournisseurs et de négocier avec eux des tarifs préférentiels. Chaque négociation fait l’objet d’un contrat, puis les fournisseurs sont référencés dans un catalogue auquel ont accès les franchisés, en qualité d’adhérents de la centrale. Ils achètent directement auprès d’eux en leur adressant leurs propres bons de commande.

Les fournisseurs rémunèreront périodiquement la centrale, en lui versant une commission assise sur le chiffre d’affaires réalisé auprès du réseau. Les centrales de référencement sont plus transparentes car elles ne margent pas sur les produits et n’impliquent généralement pas d’obligation d’approvisionnement. Mais les franchisés devront passer leurs commandes directement auprès des fournisseurs, ce qui alourdit leur gestion.

Notons enfin que les réseaux peuvent jouer à la fois le rôle de centrale d’achats et de référencement. Dans le secteur de la restauration par exemple, les emballages sont souvent fournis via une centrale d’achats et les denrées alimentaires via une centrale de référencement.

Lire notre article « Centrale d’achat Vs Centrale de référencement ».

La centrale mandataire

Comme son nom l’indique, la centrale mandataire regroupe les commandes des franchisés, négocie auprès des fournisseurs les tarifs sur la base du nombre de commandes, puis leur passe les commandes. La centrale est ensuite rémunérée à la commission par les franchisés eux-mêmes.

Bien que transparent, ce fonctionnement de la centrale voit les tarifs varier d’une commande à l’autre (selon le nombre d’acheteurs), complexifiant la gestion prévisionnelle du point de vente.

La centrale commissionnaire

La seule différence de la centrale commissionnaire avec la centrale mandataire est qu’ici, les fournisseurs ne savent pas qu’ils fournissent plusieurs franchisés. Ils ne se préoccupent que de livrer l’entité leur ayant passé commande, d’où une sorte d’opacité. Dans le présent cas, la centrale est rémunérée à la commission.

La centrale grossiste

A l’opposé du commissionnaire, la centrale grossiste achète en gros auprès de plusieurs fournisseurs. Elle se constitue un stock en propre puis revend les produits aux franchisés en réalisant une marge au passage.

Plébiscité par les enseignes, ce mode de fonctionnement présente plusieurs avantages :

  • La grande disponibilité des stocks parce que la centrale a effectué les achats en amont ;
  • La rapidité des livraisons puisqu’en tant que fournisseur de ses franchisés, le franchiseur a développé une logistique efficace ;
  • La simplicité de gestion dans la mesure où les franchisés n’ont qu’un seul fournisseur.

Mais son principal inconvénient est l’opacité pour les franchisés, par ailleurs tenus par une clause d’approvisionnement exclusif sur tout ou partie du catalogue.

Les franchiseurs fabricants

Dans ce dernier cas de figure, les centrales d’achat sont utilisées par des franchiseurs fabriquant leurs propres produits. On le retrouve dans des secteurs variés (restauration, boulangerie, équipement domestique, cuisines, etc.).

Le choix d’écouler leur propre production garantit une certaine uniformité d’offre au réseau. Le corollaire étant, là encore, l’obligation d’approvisionnement des franchisés à la centrale du franchiseur.

Il n’y a pas de meilleure solution dans l’absolu. C’est aussi au candidat à la franchise de décider avec quelle enseigne créer son entreprise en fonction des conditions du contrat proposé, après l’avoir fait relire attentivement par un avocat spécialisé.

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III/ Avantages et inconvénients de la centrale d’achat en franchise

Les considérations générales à garder en tête

La centrale d’achat améliore sensiblement la performance de l’organisation complexe qu’est le réseau de franchise. Et en comptant plusieurs points de vente, ce dernier bénéficie d’un levier de négociation indéniable.

D’une manière générale, on retiendra qu’une centrale d’achat :

  • Réduit dans le temps les coûts du processus achat et par là même les coûts généraux de fonctionnement de la chaîne ;
  • Minimise les « ruptures de stock » ;
  • Booste la compétitivité commerciale des franchisés ;
  • Uniformise l’offre sur l’ensemble du territoire.

Mais elle présente aussi certains risques, notamment le manque de transparence. Ainsi, plusieurs franchiseurs ont été déférés en justice pour avoir demandé à leurs franchisés des tarifs supérieurs à ceux des fournisseurs, quand bien même ils étaient liés par une obligation d’approvisionnement exclusif.

Certains franchiseurs ont aussi choisi de compenser les inconvénients du modèle en centrale d’achat, en se rémunérant exclusivement sur les marges de leur centrale d’achat. Ainsi ils n’exigent aucune redevance ou royalties à leurs franchisés.

Autre point de vigilance : la capacité de l’enseigne à reverser au réseau une partie de marges arrière (Remise de Fin d’Année) perçues des fournisseurs. Cette action de transparence sera fortement valorisée, elle s’organise souvent par la retenue d’une quote part des RFA pour le franchiseur, correspondant à ses frais de tenue de la centrale, puis par la redistribution du solde à chaque franchisé, au prorata de ses achats à la centrale.

Tableau de synthèse des avantages et inconvénients

Il propose une synthèse, pour chacune des parties prenantes :

Pour les franchisés

Pour le franchiseur

AVANTAGES 

· Une gestion facilitée des commandes (un seul interlocuteur) ;

· Des coûts d’achat réduits (denrées, produits, services) ;

· Des conditions favorables (délais, paiement, livraison) ;

· Un impact neutre pour le compte de résultat du franchisé, le franchiseur se rémunérant parfois à partir de la marge dégagée ;

· Une marge commerciale supérieure : les franchisés peuvent proposer à leurs clients des prix plus bas que la concurrence, selon la politique commerciale et le positionnement marketing choisis par l’entreprise ou l’enseigne ;

· Des avantages variés selon (i) la forme de centrale choisie par le franchiseur (référencement, mandataire, commissionnaire, grossiste ou fabricant) et (ii) les dispositions contractuelles ;

· Une simplicité de gestion : pas besoin de chercher des fournisseurs, de prendre en charge des commandes, la logistique ni même les réclamations

· Une réduction générale des coûts de par l’augmentation des volumes et la puissance d’achat ;

· Une optimisation du montant total des achats effectués ;

· Une réduction des coûts de stockage et de transport ;

INCONVENIENTS

· Une répercussion de l’effet volume : une petite erreur de commande en temps normal peut avoir de grosses répercussions en raison des grands volumes d’achats ;

· Un manque de réactivité dû à la centralisation et à la présence de procédures plus contraignantes ;

· Une importante quote-part d’approvisionnement obligatoire - rarement sous 75% du catalogue, limitant la capacité du franchisé à s’adapter à la demande locale (ex : les cavistes) ;

· Une centrale coûteuse à organiser et mettre en place ;

· Un temps passé au sourcing, à la négociation, à l’instruction ou au regroupement des commandes, voire à la livraison selon le modèle de centrale choisi ;

 

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IV/ La digitalisation des achats

La transformation digitale n’épargne pas la fonction achat. Les outils 100% digitaux tout au long de la chaîne font entrer les relations acheteurs-fournisseurs dans une nouvelle ère, et procurent aux réseaux de précieux avantages :

  • Des processus plus fluides et efficaces,
  • Des opérations plus fiables car plus riches en data,
  • Une meilleure transparence grâce au partage des mêmes datas (prix, disponibilités) entre les parties prenantes,
  • Une traçabilité renforcée,
  • Et une sécurisation des sources d’approvisionnement.

Digitaliser le cycle purchase-to-pay pour améliorer la relation fournisseur

La centrale ayant préqualifié ses listes, les acheteurs choisissent plus facilement le fournisseur adapté à leurs besoins. De nouvelles solutions purchase-to-pay permettent de regrouper les processus d’approvisionnement du réseau, révolutionnant les modes de transaction. Elles intègrent les activités de contrôle, de vérification, de validation et de gestion documentaire et financière. De la recherche produits au règlement du paiement, l’ensemble du cycle est plus performant.

Les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures directement dans un portail dédié. Elles sont ensuite routées vers les bons interlocuteurs, selon le centre de coût associé. Leur validation est plus rapide et plus traçable. Les réseaux obtiennent plus de visibilité et donc maîtrisent mieux leur dépenses.

Tout ceci raccourcit les délais de paiement fournisseurs et apaise la relation. Et les acheteurs se trouvent libérés de tâches administratives chronophages.

Intéressés par la digitalisation ? Lisez notre article « Digital Asset Management : atout maître des réseaux de franchise dans leur digitalisation ? ».

La « marketplace », l’avenir de la centrale d’achat ?

Elle repose sur un système ouvert. Bien qu’elle entre en contradiction apparente avec la logique d’un réseau « marché fermé » et sélectionnant soigneusement ses fournisseurs et négociant des conditions favorables, elle démontre plusieurs vertus :

  • Centraliser et transversaliser les informations pour accélérer le passage des commandes ;
  • Accélérer le sourcing de fournisseurs, intégrant eux-mêmes leur catalogue ;
  • Donner une grande traçabilité des volumes d’achat, sur l’ensemble des points de distribution ;
  • Mieux coordonner les flux physiques, informationnels et financiers.

La mise en place d’une centrale d’achats digitalisée est sans doute l’un des grands axes de travail à venir pour les réseaux de franchise disposant d’un maillage conséquent.

Leader reconnu dans l’accompagnement des enseignes, Axe Réseaux aide le dirigeant de tout concept prometteur à devenir franchiseur, en intégrant les dernières pratiques digitales.

Conclusion

Bien mené aux plans organisationnel et juridique, un projet de centrale d’approvisionnement fluidifie le fonctionnement des structures complexes que sont les réseaux de franchise.

Il offre également une rentabilité complémentaire au franchiseur ainsi que des conditions avantageuses aux partenaires franchisés, dans une logique gagnant/gagnant.

Franchiseurs, nous espérons vous avoir donné des clés pour comprendre chaque modèle de centrale, les implications de son choix, ainsi que les dernières tendances sur la thématique Achats.